Weekly Stand-up für agile Teams

Scrum, Daily Stand-up oder Daily Huddle sind bekannte Begriffe aus der Welt der Software-Entwicklung und des agilen Projektmanagements. Sie stehen für eine Art tägliche Kurzbesprechung, in welcher die einzelnen Teammitglieder sowohl über Arbeitsfortschritte als auch über Probleme, die ihre Arbeit behindern, berichten. Auch in der weniger agilen Praxis kann die Projekt- bzw. Teamführung von regelmässigen Stand-up-Meetings in angepasster Form profitieren. 

Damit ein Team erfolgreich arbeiten kann, müssen unter anderem die Ressourcen der Teammitglieder optimal genutzt und die Ziele konsequent verfolgt werden. Agile Projektteams haben sich diese Prinzipien zu eigen gemacht: Sie informieren in täglichen Scrum-Meetings sowohl über erreichte als auch bevorstehende Etappenziele, reagieren flexibel auf Veränderungen und unterstützen sich gegenseitig zur Erlangung der Projektziele.

Daily Scrum im agilen Projektmanagement

Scrum ist eine englischer Begriff aus der Welt des Rugby. Er bezeichnet das „Gedränge“, das entsteht, wenn sich die Spieler um den Ball scharen, um den nächsten Spielzug zu machen. Auf das agile Projektmanagement übertragen ist damit die tägliche Zusammenkunft des Projektteams zur Besprechung der Projektetappen bzw. Sprints und Einsatzplanung gemeint. Das Daily Scrum dauert maximal 15 Minuten, da Steh-Meetings bekanntlich kürzer und tendenziell effizienter als Sitzungen sind.

Die Teammitglieder stehen in der Regel um ihr Scrum oder Kanban Task Board, auf dem der Workflow visualisiert ist, und beantworten in einer ersten Runde reihum folgende drei Fragen zum Status ihrer Arbeit:

1. Woran habe ich gestern gearbeitet?
2. Woran arbeite ich heute bzw. was werde ich heute fertig bekommen?
3. Was hindert mich daran, meine Commitments einzuhalten?

In einer zweiten Runde wird dann gemeinsam besprochen, welche Aufgaben als nächstes anstehen und wie diese verteilt werden können.

Während die Teammitglieder bzw. Product Owner sich mit den inhaltlichen und fachlichen Fragen auseinandersetzen sowie die Ressourcenplanung vornehmen, wacht der Scrum-Master über den zielgerichteten Ablauf des Stand-up-Meetings und die Optimierung der Prozesse: Haben sämtliche Wortmeldungen mit diesen drei Fragen und der Aufgabenverteilung zu tun? Wenn nicht, weist er darauf hin, dass alle weiterführenden Gespräche ausserhalb des Daily Stand-ups zu führen sind. Ebenso kann er bei Bedarf beispielsweise mit Fragen intervenieren: „Weshalb arbeitet eigentlich niemand an der am höchsten priorisierten Aufgabe?“

Weekly Stand-up für Teams

Sinn und Nutzen von täglichen Meetings sind bei vielen Teams zurecht umstritten: Die meisten Teams sind nämlich nicht auf die täglich geforderte Agilität von IT-Projektteams oder Start-ups angewiesen. Nichtsdestotrotz macht es sicher Sinn, über agile Arbeitsinstrumente zu verfügen, um sich an schnell verändernde Produkterwartungen oder Kundenbedürfnisse anzupassen. Beispielsweise können Elemente von Scrum für ein wöchentliches Teammeeting genutzt werden. Dazu braucht es ein Teamboard mit einer Einteilung in vier Quadranten und eine gute Vorbereitung seitens der Teammitglieder:

Beispiel für ein Teamboard (eigene Darstellung)

1. Quadrant: Tasks für diese Woche

Alle Teammitglieder schreiben im Vorfeld des Stand-ups für jeden Task, den es in der betreffenden Woche zu erledigen gilt, einen Post-it-Zettel und kleben ihn in den betreffenden Quadranten des Teamboards. Am besten bezeichnen die Teammitglieder ihre Task-Zettel jeweils mit ihren Initialen oder man verwendet für jedes Teammitglied eine feste Zettel-Farbe.

 2. Quadrant: Anstehende Tasks

In diesen Quadranten werden die zukünftigen Tasks, die nicht in jener Woche zu erledigen sind, angebracht. Tasks können auch zwischen Quadrant 1 und Quadrant 2 hin und her verschoben werden, wobei immer nur die eigenen Tasks verschoben werden dürfen.

3. Quadrant: Auslastungsgrad

Hier ordnet jedes Teammitglied einen mit seinem Namen angeschriebenen Post-It seinem persönlichen Auslastungsgrad zu. Hierfür eignet sich eine Skala mit verschiedenen Farben:

• Rot: Hilfe, ich bin überlastet und schaffe es nicht, meine Tasks zu erledigen!
• Orange: Ich bin ausgelastet und schaffe es ganz knapp meine Tasks zu erledigen!
• Gelb: Ich bin ausgelastet und schaffe es, meine Tasks zu erledigen.
• Hellgrün: Ich bin grösstenteils ausgelastet, schaffe es, meine Tasks zu erledigen, könnte jedoch noch einige Tasks übernehmen.
• Dunkelgrün: Ich bin nicht ausgelastet, schaffe es problemlos meine Tasks zu erledigen und kann sehr gut weitere Tasks übernehmen.

4. Quadrant: Befindlichkeit

Bei der Befindlichkeit geht es darum, den Energie-Level der Teammitglieder zu messen. Dieser lässt sich beispielsweise anhand eines Barometers oder von Wetter-Symbolen visualisieren. Auch hier wird ein Zettel mit dem eigenen Namen entsprechend platziert. Der Energie-Level kann mit dem Auslastungsgrad zwar korrelieren, doch oft sind auch andere Gründe für einen hohen oder tiefen Energielevel verantwortlich. Ist jemand erkältet oder hat zum Beispiel wegen seiner Kinder nicht genügend geschlafen, hat er wohl eher einen etwas tieferen Energiepegel.

Wie beim Daily Scrum berichten die Teammitglieder in einer ersten Runde reihum – hier zu den genannten Aspekten in den vier Quadranten. In einer zweiten Runde sorgt das Team dafür, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden. Für die Einhaltung der Regeln und Unterstützung der Prozesse ist die Teamleitung verantwortlich. So fragt sie beispielsweise: „Kann Teammitglied A das wirklich diese Woche schaffen?“ Oder: „Kann ihn jemand sinnvoll unterstützen?“ Je eingespielter das Team, desto weniger wird die Teamleitung eingreifen müssen.

Was sind die Vorteile des Weekly Stand-ups für Teams?

Mögliche Vorteile eines institutionalisierten Weekly Stand-ups mit einem Teamboard als Visualisierungshilfe liegen auf der Hand:

• Alle Beteiligten werden effizient und in kurzer Zeit auf den aktuellen Stand der Teamaufgaben und vorhandenen Ressourcen gebracht.
• Die persönliche Planung jedes einzelnen Teammitglieds und die Selbstorganisation des Teams werden gefördert.
• Das Verantwortungsgefühl für die Aufgaben wird gesteigert.
• Das Entfernen von Zetteln im Sinne von erledigten Tasks vermittelt ein unmittelbares Erfolgsgefühl.
• Die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams werden aufgrund des häufigen und eher informellen Austausches im Stehen verbessert.
• Das Team kann allfällige Engpässe und Probleme direkt angehen und kleine Kurskorrekturen vornehmen.
• Alles in Allem fokussiert sich das Team auf die konsequente Verfolgung eines gemeinsamen Ziels

Wann das Weekly Stand-up für Teams (keinen) Sinn macht

Das Weekly Stand-up-Meeting eignet sich eher für kleinere Teams sowie für alle Themen, die konkret sind und schnell besprochen werden können. Sind zu grosse Aufgaben definiert oder fehlt ein gemeinsames Verständnis von den Aufgaben, wird eine gemeinsame Aufgabenverteilung unmöglich. Haben die Teammitglieder zudem fest zugeteilte Aufgaben und funktionieren unabhängig voneinander, können sie sich bei der Ressourcenverteilung auch nicht gegenseitig unterstützen. Kurz gesagt: Je mehr die Teammitglieder auf die Zusammenarbeit der anderen Teammitglieder zur Erreichung der Teamziele angewiesen sind, desto eher können sie einen Nutzen aus einem Weekly Stand-up ziehen.

Wenn Sie sich als Team nicht für ein Weekly Stand-up entscheiden können, machen Sie doch ganz nach agiler Manier einen Testlauf und ziehen Ihre Schlüsse daraus!

Lesen Sie auch im Kalaidos Blog: Effiziente und effektive Sitzungskultur.

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Quellen und weiterführende Informationen

Bahlow, J. & Kullmann, G. (2018). Agile Teams - Neue Herausforderung fokussiert meistern. Göttingen: Business Villlage GmbH.

Hofert, S. (2018). Agiler führen - Einfache Massnahmen für bessere Teamarbeit, mehr Leistung und höhere Kreativität (2. Aufl.). Wiesbaden: Springer Gabler.

Knight, A.P. & Baer, M. (2014). Get Up, Stand Up - The Effects of a Non-Sedentary Workspace on Information Elaboration and Group Performance . Social Psychological and Personality Science, 5 (8), 910-917.

Pichler, R. (2008). Scrum - Agiles Projektmanagement erfolgreich einsetzen Heidelberg: dpunkt.verlag.

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