Selbstmanagement: Tipps und Tricks

Zu viele E-Mails und Meetings? Mal wieder etwas knapp dran vor einer wichtigen Deadline? Wer wünscht sich nicht ein besseres Zeit- und Selbstmanagement! Martin Kleinmann, Professor und Leiter des Instituts für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Zürich, brachte kürzlich das Buch Selbst- und Zeitmanagement (Kleinmann & König, 2018) heraus. Wir sprechen mit ihm über Hürden, Tipps und Tricks zum erfolgreichen Selbstmanagement.

Es gibt Unmengen an Selbstmanagement-Ratgebern. Was motivierte Sie, ein weiteres Buch auf den Markt zu bringen?

Grundsätzlich bereiten Selbst- und Zeitmanagement vielen Arbeitnehmenden Probleme. Gleichzeitig werben viele Ratgeber mit plakativen Titeln und versprechen einfache Lösungen. Mein Wunsch war es, dieses komplexe Thema verständlich, wissenschaftlich fundiert und anwendungsorientiert für Praktiker und Personalfachpersonen aufzubereiten. Das Buch nimmt zwei Sichtweisen auf: die individuellen Herausforderungen des Selbst- und Zeitmanagement, aber auch die organisationalen Strukturen, die oft einen grossen Einfluss auf ein erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement haben. 

Aus dem Nähkästchen geplaudert: Wo stossen Sie persönlich an Grenzen Ihres Selbstmanagements?

Grundsätzlich verfüge ich zum Glück über ein relatives gutes Selbstmanagement. An Grenzen stosse ich, wenn ich Aufträge annehme, bei denen ich am Anfang nicht gut abschätzen konnte, wie viel Aufwand damit verbunden ist. Lernen, Nein zu sagen, ist hier ein wichtiges Thema. Am besten sagt man nicht einfach direkt Ja, sondern erbittet sich Bedenkzeit, um die Anfrage besser einschätzen zu können. Dann fällt es einem viel einfacher, sich später mit einem Ja oder Nein zu positionieren. Entscheidet man sich zu spontan für ein Ja, erhält man zwar positive Rückmeldungen, wird gemocht und geschätzt – aber das nützt wenig, wenn einem später alles über den Kopf wächst. 

Wieso fällt es uns schwer, uns selber gut zu managen?

Erstens können wir oft nicht gut einschätzen, wie viele Ressourcen eine Aufgabe benötigt. Gleichzeitig sind unsere Ressourcen (Zeit, Energie, Wissen etc.) begrenzt. Es ist auch schwierig abschätzbar, wie viele weitere Aufgaben zusätzlich reinkommen, während wir an etwas Anderem arbeiten. Zweitens haben wir ein Zeitproblem. Im Rahmen der Digitalisierung sind wir heute von vielen neuen Medien umgeben. Die Anzahl an Nachrichten, auf die wir denken reagieren zu müssen, die stetige Erreichbarkeit – all dies benötigt Zeit. Zeit Nachrichten zu lesen, zu bearbeiten und zu beantworten. Drittens spielt uns die «planning fallacy» einen Strich durch die Rechnung. Es fällt uns schwer, aus Erfahrungen zu lernen. Bekommen Personen einen Auftrag, denken sie oft, diesen bewältigen zu können. Sie unterschätzen aber in der Regel, wie lange die Erledigung des Auftrags dauern wird. 

Häufig wollen wir alles so rasch wie möglich erledigen. Kann es auch Vorteile haben, Aufgaben aufzuschieben?

Es kann durchaus Vorteile haben, Aufgaben aufzuschieben. Die Frage stellt sich, ob dies eine bewusste Entscheidung ist oder nicht, und welcher Grund dahintersteckt. Ändert der Vorgesetzte häufig die Meinung, dann mag es durchaus Sinn machen, etwas abzuwarten, bevor man einen Arbeitsauftrag umsetzt. Auch wenn man sich selbst unsicher ist, wie wichtig und prioritär eine Aufgabe ist, kann es sinnvoll sein, abzuwarten. Ein klassischer Fall ist, dass man sich vom Handy oder vom PC ablenken lässt von der eigentlichen Aufgabe. Jeder Piepton, jedes Signalisieren einer neuen Nachricht kann unseren Arbeitsfluss unterbrechen. Hier hilft eine gezielte Stimuluskontrolle. Man stellt das Natel auf lautlos und legt es in eine Schublade, oder öffnet das E-Mail-Programm jeweils für eine Stunde am Vormittag und am Nachmittag. 

E-Mails begleiten uns in Beruf und Alltag seit über 20 Jahren. Warum kämpfen wir nach wie vor gegen eine E-Mail-Flut? Und was können wir dagegen tun?

Führungskräfte verbringen bis zu einem Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails. Interessant ist, dass es in Organisationen keine E-Mail-Schulungen gibt. Wann ist eine E-Mail das geeignete Kommunikationsmittel? Wie baue ich eine E-Mail optimal auf? Wenn beziehe ich für welche Art von E-Mail wie ein? E-Mail-Schulungen und Schulungen zum Umgang mit neuen Medien sehe ich hier als zentrale Chance für Organisationen um das Selbst- und Zeitmanagement zu verbessern und schlussendlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität zu steigern. Meist interessiert uns ca. ein Drittel aller E-Mails. In vielen E-Mails wird man aus Absicherungsgründen noch ins CC genommen. Wie man mit Absicherung und Dokumentation umgeht, ist auch ein Thema der Organisationskultur. Wichtig ist, sich als Organisation zu überlegen, wie man normativ mit sozialen Medien umgeht. Ist es sozial akzeptiert, dem Vorgesetzten kurz eine Whatsapp-Nachricht zu schreiben? Oder werden für den Austausch E-Mails bevorzugt? Oder möchte man eine Kultur der Telefongespräche und persönlichen Begegnungen fördern?

Sitzungen sind oft eine mehr oder weniger amüsante Verschwendung von Arbeitszeit. Wie gelingen produktive und zielführende Sitzungen?

Bei Personen, die viel Zeit in Sitzungen verbringen, sinkt die Arbeitszufriedenheit und die allgemeine Laune. Sitzungen werden zwar zum Teil als notwendig, aber häufig auch als fremdbestimmt wahrgenommen. Man sollte sich darauf beschränken, nur die Personen einzuladen, die wirklich daran teilnehmen müssen. Ähnlich wie bei E-Mails gibt es auch hier die Tendenz, zu viele Leute einzubeziehen. Durch Sitzungen stiehlt man ihnen Arbeitszeit zur Bearbeitung ihrer Hauptaufgaben. Wichtig sind auch relativ banale Sachen: Die Anfangszeit muss klar sein, und fast ebenso wichtig: die Endzeit. Auch die Agenda soll wohlüberlegt sein. Was will man erreichen? Was muss besprochen werden? Was entschieden? Was sich bewährt hat, aber selten gemacht wird: Einfach mal die Sitzung im Stehen durchzuführen. Die Sitzungen werden deutlich kürzer, ohne dass die Beteiligten die Treffen als schlechter empfinden. Gerade nach der Mittagspause bieten Steh-Sitzungen eine überraschend angenehme und effiziente Art, Anliegen zu besprechen.

Was sind Ihre Top-3-Tipps für ein effektives Selbstmanagement?

Generell ist es schon mal positiv, wenn sich jemand aktiv mit dem Thema beschäftigt. Gerade Personen mit Zeit- und Selbstmanagementproblemen haben häufig grosse Schwierigkeiten, sich die Zeit für das Thema zu nehmen – eben gerade auch, weil es ihnen an entsprechenden Strategien fehlt. Meine Tipps:

• Diagnostik: Zuerst sollte man Selbsterkenntnis betreiben. Wo liegen meine Schwierigkeiten? In welchen Situationen bin ich besonders herausgefordert? Wo habe ich Handlungsspielraum, etwas zu verändern?
  
  
• Ziele: Wichtig ist, dass man sich realistische Ziele setzt. Damit hadern viele und haben keine Ziele für den Tag, die Woche oder den Monat. Es kann sehr befriedigend sein, wenn man Ziele hat und diese auch erreichen kann. Ziele sollten nicht zu weit in der Zukunft liegen, da diese selten verhaltenswirksam sind. Liegt ein Ziel in weiter Ferne, dann bildet man am besten Teilziele, die schrittweise erreicht werden können.
  
  
• Stimuluskontrolle: Erreicht mich ein Stimulus/Reiz, während ich z. B. einen Vortrag vorbereiten, werde ich unterbrochen und wende mich kurzfristig etwas Anderem zu (z. B. meinem Handy). Gerade bei Aufgaben, bei denen eine hohe Konzentration gefragt ist, lohnt es sich z. B. das Telefon umzustellen, ein Schild an die Türe zu machen («bin gerade beschäftigt»), das Handy in die Schublade zu legen und das E-Mail-Programm zu schliessen. 

Weiterführende Informationen und Quellen:

Kleinmann, M., & König, C. (2018). Selbst- und Zeitmanagement. Hogrefe Verlag.

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